De Beste Apps voor KMO-Boekhouding 2026: Complete Gids voor Belgische Ondernemers

TL;DR

Als Belgische KMO heb je aan €20-50 per maand al een degelijke boekhoudapp met btw-aangifte en bankkoppeling. Voor wie zijn hele workflow wil automatiseren: kies een app met AI-functies en API-koppelingen. De fiscus aanvaardt digitale facturen, mits je aan de vereisten voldoet.

Waarom een boekhoudapp onmisbaar is voor je KMO

Als solo developer bij LUNIDEV weet ik hoe belangrijk het is om je administratie efficiënt te beheren. Zelf gebruik ik een boekhoudapp met automatische bankkoppeling - dat bespaart me uren werk per maand. Voor Belgische KMO's is een goede app essentieel: je moet kwartaalaangiftes doen, btw correct berekenen en aan alle fiscale vereisten voldoen.

Het verschil tussen een simpele facturatie-app en een volwaardige boekhoudsuite? De eerste maakt mooie facturen, de tweede automatiseert je volledige financiële workflow. Denk aan automatische btw-berekening, integratie met je bankrekening en voorbereide aangiften.

Top 5 Boekhoudapps voor Belgische KMO's in 2026

1. Octopus Accounting

Prijs: Vanaf €35/maand

Beste voor: KMO's die alles in het Nederlands willen

Octopus is 100% Belgisch en volledig Nederlandstalig. Wat mij aanspreekt: de AI-module herkent automatisch je uitgaven en categoriseert ze volgens het juiste btw-tarief. De app integreert met alle grote Belgische banken en genereert je btw-aangifte in één klik.

2. Accountable

Prijs: Gratis tot 5 facturen/maand, daarna vanaf €15/maand

Beste voor: Starters en freelancers

Accountable is specifiek ontworpen voor de Belgische markt. De app stuurt je herinneringen voor aangiftes en heeft een handige kilometerregistratie voor je wagen. De gratis versie is perfect als je net start, al zit er wel een watermerk op je facturen.

3. Exact Online

Prijs: Vanaf €45/maand

Beste voor: Groeiende KMO's met meerdere medewerkers

Exact is een volwaardig ERP-systeem. De boekhoudmodule is krachtig maar blijft gebruiksvriendelijk. Je kunt er je volledige voorraadbeheer mee doen en er zijn API-koppelingen beschikbaar voor webshops. Lees hier meer over e-commerce automatisering.

4. Yuki

Prijs: Vanaf €49/maand

Beste voor: KMO's die volledig willen digitaliseren

Yuki werkt met een unieke aanpak: je stuurt alle documenten naar één centraal e-mailadres en hun AI verwerkt ze automatisch. De app herkent facturen, bonnetjes en bankafschriften. Handig als je veel papieren documenten hebt.

5. Billit

Prijs: Vanaf €25/maand

Beste voor: Eenvoudige facturatie met btw-aangifte

Billit is Belgisch en focust op eenvoud. Je maakt in enkele klikken professionele facturen en de app berekent automatisch het juiste btw-bedrag. De koppeling met je bank is vlot en je kunt er je aangifte mee voorbereiden.

Belangrijke Belgische specificaties om op te letten

BTW-aangifte integratie

Niet alle apps ondersteunen de Belgische btw-aangifte op dezelfde manier. Kijk uit naar:

• Automatische berekening van 6%, 12% en 21% btw
• Export naar Intervat of Tax-on-web
• Correcte behandeling van intracommunautaire transacties

Bankkoppelingen

De meeste Belgische banken ondersteunen PSD2-koppelingen. Let op dat je app dit ook ondersteunt voor je specifieke bank. KBC, Belfius en ING zijn het meest voorkomend.

Wettelijke vereisten

Je facturen moeten aan Belgische eisen voldoen. Denk aan:

• Volgnummering van facturen (mag niet onderbroken zijn)
• Verplichte vermelding van btw-nummer
• Bewaartermijn van 7 jaar

Fiscale voordelen en aftrekbaarheid

Goed nieuws: je boekhoudsoftware is 100% aftrekbaar als beroepskost. Zelfs beter: als je kiest voor een Belgische app, profiteer je mogelijk van de digitale investeringsaftrek. Dat betekent 20% extra aftrek op je investering in software.

Voor afschrijvingen geldt: software onder €1.000 excl. btw mag je in één keer afschrijven. Duurdere pakketten spreid je over 3 jaar.

Automatisering en integraties

De kracht van moderne boekhoudapps zit in de koppelingen. Denk aan:

Webshop integratie

Heb je een webshop? Kies een app die direct met je platform communiceert. Shopify, WooCommerce en andere platforms hebben API-koppelingen met de meeste grote boekhoudpakketten. Meer over website automatisering.

Bankautomatisering

Automatische import van banktransacties bespaart tijd en reduceert fouten. De betere apps herkennen terugkerende transacties en categoriseren ze automatisch.

Documentherkenning

AI-gedreven documentherkenning is een gamechanger. Je fotografeert een bonnetje en de app leest automatisch bedrag, datum en btw-bedrag uit. Bespaart minuten per transactie.

Veilige keuze: waar op te letten?

Data-eigendom

Lees de kleine lettertjes: wie is eigenaar van je data? Bij LUNIDEV geloof ik in vendor lock-in vermijden. Kies een app waar je data in een open formaat kunt exporteren.

Back-ups en beveiliging

Controleer of de app:

• Regelmatige back-ups maakt
• Gegevens in de EU opslaat (GDPR-compliance)
• Twee-factor authenticatie biedt

Support in het Nederlands

Voor Belgische KMO's is Nederlandstalige support cruciaal. Je wilt geen taalbarrière als het over je financiën gaat.

Conclusie: welke past bij jou?

Kies Accountable als je net start en weinig facturen hebt. Voor groeiende KMO's is Octopus een veilige keuze met volledige Belgische ondersteuning. Heb je ambitie om te schalen? Dan biedt Exact Online de meeste uitbreidingsmogelijkheden.

Start met een gratis proefperiode en test de bankkoppeling grondig. De juiste boekhoudapp bespaart je niet alleen tijd, maar voorkomt ook dure fouten bij je btw-aangifte.

Veelgestelde vragen

Moet ik als kleine zelfstandige echt een betaalde boekhoudapp gebruiken?

Niet verplicht, maar wel aan te raden. Excel werkt tot een punt, maar een app voorkomt fouten en bespaart tijd. De kosten (€15-35/maand) zijn aftrekbaar.

Kan ik mijn bestaande data migreren?

De meeste apps bieden importtools voor Excel- of CSV-bestanden. Vraag vooraf welke formaten ondersteund worden. Het migreren van historische data is meestal mogelijk, maar vereist wat voorbereiding.

Wat als de fiscus controleert?

Alle geteste apps voldoen aan Belgische wetgeving. Zorg dat je facturen volgens de regels genummerd zijn en dat je back-ups bewaart. De app genereert de meeste vereiste rapporten automatisch.

Is mijn data veilig in de cloud?

Ja, mits je kiest voor een erkende provider. Alle apps in dit overzicht gebruiken encryptie en voldoen aan GDPR. Controleer wel waar de servers staan - binnen de EU is veiliger.

Kan ik meerdere gebruikers toevoegen?

Ja, maar let op de prijs. Sommige apps rekenen per gebruiker (€5-15 extra), andere zitten in het basispakket. Vraag dit vooraf na als je met een boekhouder of medewerker wil samenwerken.

---

Dit artikel is tot stand gekomen met AI-tools en nagelezen door de auteur. Lees hoe ik AI inzetten →